跨部門協作是各家公司的PM最常面臨的問題了！以下舉出三個常見的挑戰:
溝通不良、目標不一致和缺乏信任。

來舉一個情境讓大家想像一下：

小明是一位充滿熱情和想法的軟體工程師，最近他參與了一個跨部門專案:開發一款全新的手機產品。這個專案牽涉到產品團隊、設計團隊和開發團隊，大家都期待能有出色的成果。

然而，在專案初期，小明發現產品團隊的需求並不夠清晰，這讓他在開發過程中不得不重工多次。每當產品經理在會議上提到的功能需求與設計團隊的視覺設計不一致時，小明感到困惑，因為他無法及時獲取最新的需求變更。

隨著專案推進和時程越來越緊迫，小明感受到團隊成員之間的緊張氛圍。產品團隊對設計團隊的建議持懷疑態度，而設計團隊則對產品團隊的決策表現出不滿。這種情況讓整個專案的進展變得艱難，大家都希望能找到解決的辦法，讓合作更加順利。

1. 溝通不良：不同部門之間的溝通不順暢，導致訊息傳遞不及時或誤解。

可以怎麼解決：
我們公司團隊使用即時通訊工具Slack來促進跨部門的即時交流。Slack允許不同團隊創建專門的頻道，並隨時分享文件和更新。這樣可以確保所有相關人員都能及時獲取訊息，減少誤解和訊息孤島的情況，增加溝通效率。

最近我們公司有一個很好的例子，Product team工程師因為資訊安全稽核需求，需要到AWS上的進行EC2系統更新，但這個更新必須也要讓另外一個部門AI team負責專案的工程師知道並配合執行，並且兩方建立機制可以定期維護雲端上的主機。

2. 目標不一致
   問題描述：各部門的目標不一致，或是目標一致但缺乏整合，導致資源浪費和、重工。

可以怎麼解決：
使用專案管理工具如Jira或是trello來設定和追蹤跨部門的共同目標。透過設置明確的任務和里程碑，並定期檢查進度，確保所有部門朝著同一目標努力，從而提高協作效率。

今年度我們公司開始推動OKR（Object - Key result）

目標與關鍵成果（OKR）是1999 年英特爾（Intel）前執行長安迪．葛洛夫（Andy Grove）提出理論框架。目標與關鍵成果（OKR）是透過每一組目標（objectives）搭配 2～4 個關鍵成果（key results），讓團隊了解「要做什麼」及「如何做」。Ref. 經理人雜誌

而我們使用專案的Jira上具有OKR功能，可以達到明確的目標設定及透明度等很好的效果：

• 目標設定明確
  OKR要求各部門在一定的時間範圍內設定明確的目標，這些目標通常是可量化的。各部門可以清楚了解彼此的目標，減少重複工作和方向不一致的情況。

• 透明度
  OKR的透明性能量所有部門的目標和進度都可以被所有成員查看。各部門可以隨時了解其他部門的進展，並根據需要進行調整，增強整體協作的效率。

• 定期檢討
  OKR通常會設置定期檢討的機制，例如每季度或每月進行一次檢討會議。會議上各部門可以分享進展、挑戰和學習經驗，這有助於不同部門增進彼此理解和信任，並促進跨部門的合作。

• 共同關鍵結果
  OKR鼓勵部門之間設定共同的關鍵結果，這能促進不同部門之間的合作。當各部門朝著共同的關鍵結果努力時，會激勵團隊之間的協作，並促進訊息的交流。

• 強調成果而非過程
  OKR專注於成果而非過程，各部門可以根據自己的方式達成目標，並根據自身的情況進行調整，在必要時進行互相協調，提高跨部門的溝通效率。

3. 缺乏信任
   部門之間的信任不足，影響合作的意願和效果。

可以怎麼解決：

信任是平時的互動一點一滴累積起來的。若平時跨部門很少互動，我認為舉辦定期的跨部門團隊建設活動是不錯的開始。利用Google meeting / Zoom等會議工具進行聯合會議，增進彼此了解和信任。這樣可促進部門之間的關係和熟悉感，讓成員熟悉彼此的風格，在合作對話時更加順利。

在我們公司，我大約每兩個月會舉行一次Tech Talk，邀請各部門有興趣發表在AI、軟體工程或資安相關主題的同事，能有個場合可以向其他部門推廣自己運用科技解決工作上問題。令我很欣慰的是第一次舉辦時跟CEO邀稿演講，CEO就很爽快答應了。後來一場Marketing team成員也有跟進，講的主題是如何用AI輔助Copywriting。這種不限工程師都共同參與的氛圍，讓這個活動能夠定期舉辦下去！

給讀者的反思時間

• 在跨部門協作中，溝通不良的問題，你會利用哪種即時通訊工具、以及如何利用?

• 除了設定OKR，還有什麼機制可以幫助企業解決部門間目標不一致的挑戰？

• 定期舉辦團隊建設及知識交流活動，對於增強部門間信任會有何具體影響？